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飲み会の幹事がやることリスト。日程調整から当日・翌日まで

幹事の仕事がしんどくなるのは、量が多いからではなく「いつ何をやるか」が決まっていないからです。やることを時系列に並べておけば、判断に迷う場面はほとんどなくなります。10人前後の飲み会を想定して、3週間前から翌日までを整理しました。

最終更新：2026年9月9日 ／ 作成：日程ポン運営

3週間前：日程調整を始める

最初にやるのは店探しではなく日程調整です。順番を逆にすると、押さえた店の日に人が集まらず、キャンセル料の話になります。

• 参加してほしい人を確定する：誰を呼ぶかが決まらないと候補日も決まりません。声をかけるか迷う人がいるなら、この時点で決めます
• 候補日を3〜5日出す：金曜・土曜だけに偏らせず、平日を混ぜます（詳しくは候補日の決め方）
• 開始時刻も一緒に伝える：「10/10（金）19:00〜」まで書くと、答える側の判断が速くなります
• 締切を決めて明記する：いちばん早い候補日の1週間前が目安です
• 予算感を先に出す：「4,000〜5,000円くらいで考えています」の一行があるだけで、参加の判断がしやすくなります

2週間前：日程を確定して店を押さえる

締切が来たら、当日まで引っ張らずにその日のうちに確定します。回答が全員そろっていなくても構いません。締切を過ぎた無回答は「その日で進める」と判断してよい、と最初に伝えておけば揉めません。

店を予約するときに必ず確認すること

• 人数変更の期限：「何日前まで、何人まで変更できるか」。ここを聞かずに予約すると、直前のキャンセルが全部自腹になります
• キャンセル料の発生日と金額：前日50%・当日100%が多いですが、コース料理は3日前から発生する店もあります
• コースか単品か、飲み放題の時間：飲み放題は「120分・ラストオーダー30分前」が一般的です
• 個室・半個室か、席の配置：10人を超えるとテーブルが分かれることがあります。分かれる場合は席順を考えておきます
• アレルギー・苦手なものの申告期限：コースの場合は変更に日数がかかります
• 支払い方法：カード可否、一括のみか個別会計ができるか

予約後は、店名・住所・電話番号・地図のリンク・開始時刻をまとめて全員に送ります。当日「店の名前が分からない」という連絡が来る手間がなくなります。

1週間前：人数を固める

• △で回答していた人に、参加できるかを確認する
• 確定人数を店に連絡する（変更期限に間に合わせる）
• アレルギー・苦手なもの・食べられないものを聞く
• 会費を決めて伝える（端数は切り上げ、余りは次回に繰り越すか当日返す）
• 集金方法を決める（現金・送金アプリ・事前徴収のどれか）

会費を伝えるときは「4,500円です」と1つの数字で言い切るのがコツです。「4,000〜5,000円くらい」と幅を持たせると、当日に細かい調整が発生します。飲み放題込みで一律にして、多少の差は幹事が飲み込むほうが結果的に早く終わります。

前日：リマインドと最終確認

前日のリマインドは、やる価値がはっきりある作業です。忘れていた人が思い出すのと、行けなくなった人が前日のうちに言えるという2つの効果があります。当日キャンセルより前日キャンセルのほうが、店との調整もはるかに楽です。

明日10/10（金）19:00から、〇〇（店名）です。
場所：https://maps.example.com/xxxx
会費：4,500円（当日、受付で集めます）
遅れる方・来られなくなった方は、この返信で教えてください。

あわせて、幹事自身の最終確認をします。

• 店の予約内容（日時・人数・コース）を電話かメールで再確認
• 参加者の名簿を手元に用意（受付と会計で使います）
• お釣り用の小銭を用意（千円札を人数分あると安心です）
• 二次会の候補を1つだけ調べておく（行くかどうかは当日決めます）

当日：受付・会計でやること

開始前

• 15分前には店に入り、席の配置と人数を確認する
• 遅れる人がいれば、店に「後から◯名来ます」と伝える
• 受付で会費を集める。集金は始まる前が鉄則です。始まってからだと、酔った状態での金銭のやり取りになり、間違いが起きます
• 払った人に印を付ける（名簿にチェックを入れるだけで十分です）

会の途中

• 飲み放題のラストオーダー時刻を把握し、10分前に全体へ声をかける
• 終了時刻の15分前に会計を済ませておく（帰り際のレジ待ちがなくなります）
• 写真を撮る。あとで共有すると、次回の集まりの声かけがしやすくなります

解散時

• 忘れ物の確認を全体に一声かける
• 二次会に行く人と帰る人を分ける。行かない人が抜けづらい空気を作らないよう、幹事が先に「ここで解散にします」と区切ります
• 領収書を必ずもらう（精算と、次回の予算の参考になります）

翌日：精算と引き継ぎ

• 収支を報告する：集めた金額、支払った金額、余り。金額を出すだけで、次回の会費への信頼がまったく変わります
• 余りの扱いを決めて伝える：返金するか、次回に繰り越すか。曖昧にしたままにしないのがいちばん大事です
• 写真を共有する
• 次回に向けたメモを残す：使った店、金額、人数、良かった点と悪かった点。次に幹事をやる人への引き継ぎになります

よくあるトラブルと対応

当日キャンセルが出た

まず店に人数変更を連絡します。減らせなければ、その分の料理は残った人で分けます。キャンセル料の負担は、事前に決めておくのが唯一の正解です。「当日キャンセルは会費を頂きます」と最初の案内に一行入れておけば、その場で揉めることはありません。後から決めようとすると必ず角が立ちます。

締切までに回答が集まらない

個別に催促する前に、全体へ一度だけ声をかけます。それでも動かない人にだけ個別に送ります。文面は催促メッセージ文例集にまとめています。

「その日は行けない」と後から言われた

確定後の変更依頼は、原則として受けない前提で進めます。ただし、その人が主賓や不可欠なメンバーの場合は、確定前に戻して調整し直すほうが早いこともあります。判断の基準は「その人がいないと会が成立するか」の一点です。

参加者の人数が読めない

「行けたら行く」を許すと人数が固まりません。締切時点の回答で予約すると決め、それを最初に伝えます。遅れて参加したい人には、当日の追加が可能かを店に確認したうえで個別に対応します。